書類の整理方法

2020年6月22日 / 最終更新日時 : 2021年5月13日 taxt 書類の整理方法

交通費（電車等）の管理方法

仕事に必要な移動で電車に乗った場合は、もちろん経費にできます。

現在は、多くの人がSuicaなどのICカードを利用して電車に乗ると思いますが、ICカードだとどこからどこまで乗ったのか、金額はいくらだったのか、記録が残らないですよね。

それでは、どのように旅費を管理していけば良いでしょうか？３つのパターンに分類して説明いたします。

出金伝票を残していく方法

上図のような伝票を紙で残して記録していく方法です。

めったに電車に乗らない人にとっては、シンプルで良いかと思います。

上図のような旅費明細書テンプレートを使って、例えば1か月単位とかで記録していく方法です。

一覧表としてキッチリ管理できるので、電車等での移動が多い場合や、旅費の内訳を細かく管理していきたい方にはオススメです。

（左の方がチャージの領収書で、右が履歴印字で出せる明細書です。）

事業専用のSuica等を作って、チャージしたときに経費にする方法です。

チャージの領収書だけでは旅費としては認められない※のですが、チャージの際に同時に履歴を印字しておけば、「どこからどこまで、いくらで乗った」という記録を残すことができるので、チャージしたときに経費としても問題ないでしょう。

※Suicaの残高を使って、電車に乗る以外にモノを買ったりサービスの提供を受けたり様々なことができるためです。

かなり便利な方法ですが、この場合はSuicaで食べ物を買ったり、プライベート利用をしないよう注意をする必要があります。

また、履歴印字は最大100件までしか印刷できないので、こまめに印字することも大事ですね。

モバイルsuicaを利用している人は、券売機で履歴印字することはできません。

その代わりに、モバイルsuicaにログインし、上図の画面から履歴を印刷することができます。この履歴をちゃんと保存しておけば、上記と同様にチャージしたときに経費としても問題ないでしょう。

これも同様に、モバイルsuicaをプライベート利用しないように気を付けたり、最大100件なのでこまめに保存しておくことが重要になります。

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