レシートではなく領収書を貰わなければならないのか?レシートを貰い忘れた場合は?

コンビニで消耗品を買ったり、家電量販店で備品を買ったり、飲食店で打ち合わせしたり・・

お金を支払うと当然に「レシート」を貰うことができますが、経費として処理するためには「領収証」を貰わなければならないのか?という疑問をお持ちの方もいるかと思います。

そもそも、レシートと領収証の違いとは?

大きな違いは、領収書には「宛名」がある一方、レシートにはないという点です。

レシートには宛名が無いことから、どこかからレシートを拾って、それを自社の経費にするという不正が起こりかねないですが、領収書の場合は宛名の欄があることから、そういった不正は起こりにくいでしょう。

レシートには宛名が無いから経費にはできないの?

そんなことはありません。「宛名があることが経費の要件」といった規定は無いからです。むしろ、例えば飲食店で打ち合わせなどした場合は、レシートの場合は人数・注文したものまで詳細に載っている一方で、領収書はザックリと「飲食代として」という文言だけで済ますケースも多いことから、レシートの方が信用できるという税務調査官の意見も実体験として聞いたことがあるほどです。

(なお、消費税については注意が必要です。小売店・飲食店など不特定多数に商品・サービスを提供するお店を除き、宛名が無ければ仕入税額控除を受けることができません。特定の人に商品・サービスを提供する場合に宛名が無いというのも考えづらいですが、念のため補足説明しました。)

結局は、領収書とレシート、どちらが良いの?

特にルールは定められているわけではないですが、個人的にはレシートが貰える場合にあえて領収証を貰う必要は無いと考えています。

領収書・レシートをなくした場合/貰えなかった場合は経費にできないの?

レシートを間違って捨ててしまったり、風に飛ばされたりして紛失してしまうこともあるでしょう。また、レシートを出さないお店もごく稀にありますよね。さらに、自販機でモノを買った場合も、レシートが出ないケースは多いでしょう。

このような場合も「経費にできない」なんてことはありません。「領収書・レシートがあることが経費の要件」といった法律上の規定は無いためです。

こういったケースの場合は、レシート等の代わりに「出金伝票」を自分で作成して、保管しておく必要があるとされています。この「出金伝票」は100均でも売ってますし、「出金伝票 テンプレート」などと検索すれば、無料のものがいくらでもダウンロードできます。

なお、この「出金伝票」の方法はあくまで例外的取り扱いと考えられているため、普通ならレシート等を貰えるお店でこの方法を頻繁に行うと、税務調査官から「本当に支出したのか?」と疑われてしまう可能性があるので要注意です。領収書の再発行にお店が応じてくれる場合は、それに越したことはありません。

また、領収書・レシートをなくした場合/貰えなかった場合であっても、クレカで決済した場合は後日クレカ会社から発行される「●月分クレジットカード利用明細」といった書類を証拠資料として扱ってもOKと考えられています。

ただ、このクレカ会社から発行される「●月分クレジットカード利用明細」といった書類には、取引内容の記載が無く詳細が良くわからないため、あまりこの明細は当てにせずに領収書・レシートをちゃんと残しておくのが良いでしょう。

(消費税については注意が必要で、原則としてレシート・領収書が無ければ仕入税額控除を受けることができません。「●月分クレジットカード利用明細」ではNGです。ただし3万円未満の場合は無くてもOK※で、3万円以上でも「やむを得ない理由」があるのなら、その理由を付記することで無くてもOK※とされています。※この2つの「無くてもOK」ルールは、2023/10/1から廃止される予定です。)

領収書・レシートがないとダメだと、会社の経理担当に言われたけど?

出金伝票で対応できるというのは、あくまでも税務上の例外的な話であって、会社のルールはまた別モノです。

大きい会社になればなるほど、不正な支出を防ぐために会社の経費支出ルールも厳しくなってくるものと思われます。会社員である以上、会社のルールには従うしかないでしょうね…